Tư duy mới về cải tiến 5S “Hãy tìm nhà phát minh trong chính chúng ta”

Khóa đào tạo cán bộ quản lý cấp trung do Viện Quản lý & Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh (IEM) thực hiện, dành cho đối tượng cán bộ quản lý các đơn vị trong khối sản xuất công nghiệp thuộc Tổng công ty Khánh Việt tiến hành vào những tháng cuối năm 2009.

Qua 2 đợt học tập với tổng thời lượng 6 ngày, các học viên đã được trang bị những kiến thức tương đối rộng và tổng quát về kỹ năng quản lý – đặc biệt là phương pháp tư duy mở.
Nhóm học viên chúng tôi đến từ Công ty Cổ phần Dệt Tân Tiến tham dự lớp học gồm 6 người, là cán bộ quản lý sản xuất thuộc 2 xưởng: Dệt và Nhuộm. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi xin đưa ra một số lời bàn về một trong những nội dung được tranh luận, phản biện sôi nổi nhất trong khóa học, cũng là nội dung gần gũi và được quan tâm nhất đối với các đơn vị sản xuất, đó là Kaizen 5S (Kaizen = Cải tiến).
5S là gì? 5S được viết tắt từ 5 ký tự đầu trong các từ (Seiri = Sàng lọc; Seitio = Sắp xếp; Seiso = Sạch sẽ; Seiketsu = Săn sóc; Shitsuke = Sẵn sàng).
Những điều này hình như đã quá quen thuộc với chúng ta. Đúng thế! Tuy nhiên, lâu nay có lẽ không ít người vẫn cho rằng cải tiến 5S phải là một cái gì đó mang lại giá trị thật lớn, thật đặc biệt. Với quan niệm đó, chúng ta đã tự làm khó mình và cũng có nghĩa là chúng ta chưa thực sự hiểu hết về 5S và Kaizen 5S.
Phong trào 5S vốn xuất xứ từ Nhật Bản. Chúng ta đều biết hiện nay nền kinh tế Nhật Bản đang đứng ở đâu trên bản đồ kinh tế thế giới. Nhiều chuyên gia đã phân tích nguyên nhân lý giải tại sao Nhật Bản từ một đất nước nghèo nàn, lạc hậu do bị tàn phá bởi chiến tranh Thế giới thứ II lại có được những bước phát triển thần tốc như vậy? Câu trả lời đương nhiên là nhiều..., nhưng những người quan tâm đều cảm thấy bất ngờ khi phát hiện hiệu quả thu được từ việc áp dụng Kaizen 5S trong các công ty, xí nghiệp của Nhật Bản. Vậy quan điểm về 5S của Nhật Bản là như thế nào? Tại sao Kaizen 5S lại được các doanh nghiệp Nhật Bản xem như một công cụ quản lý được ưa thích hàng đầu?
Dưới đây, chúng ta hãy cùng xem xét một số đặc điểm chính trong triết lý Kaizen 5S của Nhật Bản:
           ▫ Ai cũng làm được, không phân biệt cán bộ hay công nhân;
           ▫ Bất kỳ vị trí công việc nào (vận hành, bảo trì, vận chuyển, kỹ thuật, quản lý...);
           ▫ Bất kỳ lĩnh vực nào (sản xuất, kinh doanh...);
           ▫ Mỗi người càng có nhiều sáng kiến cải tiến càng tốt;
           ▫ Ngay tại nơi làm việc;
           ▫ Thuận lợi tối đa, giảm thiểu thao tác;
           ▫ Ít chi phí (có thể tận dụng phế liệu);
           ▫ Quan tâm đến môi trường;
           ▫ Duy trì quá trình - Cải tiến liên tục - Cải tiến tốt hơn.
            Lợi ích:
           ▫ Tăng năng suất;
           ▫ Giảm chi phí;
           ▫ Giải phóng sức lao động;
           ▫ Môi trường trong lành;
           ▫ Nhân viên gắn bó với doanh nghiệp;
           ▫ Hình thành tác phong, thói quen công nghiệp; 
           ▫ An toàn;
Nhờ liên tục áp dụng, duy trì và nâng cấp việc cải tiến ngay từ những động tác hay công việc đơn giản nhất; khai thác được chất xám của từng cá nhân, tạo nên sức mạnh tổng hợp mà nền sản xuất công nghiệp của Nhật Bản phát triển như vũ bão, trở thành cường quốc công nghiệp mặc dù xuất phát điểm thấp.   
Có thể thấy, do có những tương đồng nhất định về lịch sử, văn hóa, tâm lý... của người châu Á nên quan điểm về cải tiến của Nhật Bản rất gần gũi với chúng ta. (khác với quan điểm quản lý Âu - Mỹ về cải tiến: Việc cải tiến xuất phát từ Bộ phận kỹ thuật, công nhân chỉ là người thực hiện).
5S được cấu thành bởi 5 yếu tố: Sàng lọc; Sắp xếp; Sạch sẽ; Săn sóc; Sẵn sàng. Tuy chia ra như vậy nhưng thực ra chúng liên quan chặt chẽ với nhau. Một ví dụ nhỏ: Chỉ với động tác Sắp xếp (chẳng hạn: vật tư, tài liệu, dụng cụ...), nếu đạt yêu cầu về tính hợp lý và khoa học thì chúng ta cũng đã đồng thời có được sự Sàng lọc (phân loại tốt, dễ truy tìm); Sạch sẽ (dễ vệ sinh); Săn sóc (bảo quản tốt); Sẵn sàng (quá trình chuẩn bị tốt).
Thật đơn giản! Vậy việc thực hiện có thực sự đơn giản không? Rõ ràng là không, nhưng chúng ta sẽ thực hiện được nếu có quyết tâm và sự đánh giá nhìn nhận vấn đề đúng đắn. Ai là người làm 5S và làm như thế nào? Câu trả lời: Người làm 5S là tất cả chúng ta và phải làm thường xuyên, liên tục, từng bước nâng cao chứ không nên chỉ là phong trào mang tính nhất thời và hình thức. Mỗi người cần nhận thức lợi ích, tầm quan trọng của việc cải tiến 5S, thay đổi tư duy để áp dụng ngay vào thực tế vị trí công việc, lĩnh vực mà mình đang đảm trách. Đừng vội suy nghĩ cao xa, hãy bắt đầu ngay từ những việc nhỏ và gần gũi nhất: Cải tiến việc sắp xếp lại tủ tài liệu, giá đựng dụng cụ đồ nghề, kho tàng, thay đổi thao thác làm việc v.v... Mỗi sáng kiến, mỗi giải pháp hợp lý hóa chỉ là một hạt cát nhỏ nhưng đều hết sức quý giá, vì nhiều và rất nhiều hạt cát gom lại sẽ có sức mạnh lớn.
Lên kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra và sau mỗi đợt cải tiến, áp dụng cần theo dõi hiệu quả, đánh giá lợi ích và bất cập của việc cải tiến đó để tiếp tục “Duy trì quá trình - Cải tiến liên tục - Cải tiến tốt hơn”. Đó chính là các bước trong vòng tròn PDCA nhằm nâng cao hiệu quả quá trình (P: Plan; D = Do; C = Check; A = Action).
Rất mong lãnh đạo Tổng công ty và lãnh đạo đơn vị hãy ủng hộ, cổ vũ chúng tôi thực hiện 5S thường xuyên, liên tục ngay tại nơi làm việc.
Hãy tìm nhà phát minh ngay tại nơi làm việc và trong chính chúng ta! 

Tháng 11/2009
Nhóm học viên Công ty Cổ phần Dệt Tân Tiến. 

© Tổng công ty Khánh Việt | 2015Đăng Nhập

Chịu trách nhiệm quản lý nội dung: Lê Tiến Anh - Chủ tịch Hội đồng Thành viên kiêm Tổng Giám đốc Tổng công ty Khánh Việt